手順書・マニュアル作成にパワポは適している？ ワードやエクセルとの使い分けは？
ビジネスシーンなどで必要となることが多い手順書・マニュアル。手順書を作成してほしい！と頼まれたけど、どうやって作るの？何のソフトを使うの？と思われる方もいるでしょう。今回の記事ではOfficeソフトの中でも「パワポ（パワーポイント）は手順書作りに適しているのか？」という点について、そのメリットとデメリットを明らかにしながら解説していきましょう。
目次
まず「手順書」って何？
「手順書」という単語があまり聞きなれない……という方もいるかもしれません。「マニュアル」に近いもので、ほぼ同じ意味で使われることもありますが、マニュアルには業務の手順以外にも仕様や前提知識などが総合的に盛り込まれるのに対し、手順書は原則として1つの業務の進め方を明確に提示することが求められるという違いがあります。
「手順書」をパワポで作るメリット
手順書を作るにあたってよく使われるのはマイクロソフトオフィスの「Word」「Excel」「PowerPoint」が挙げられるかと思います。今回はその中でも「PowerPoint（以下パワポ）」で手順書を作成するメリットを考えていきましょう。
その他のソフトとしては「Googleドキュメント」なども挙げられますが、今回は省略させて頂きます。「Googleドキュメント」に関して学びたい……という方はこちらの講座を参考にどうぞ。
ビジュアルな手順書を作りやすい
パワポで手順書を作成する一番のメリットとして考えられるのは、スライド内に図や装飾を入れやすく、「動画」や「音声」も組み込みやすいという点ではないでしょうか。手順などを図や動画で見せられるというのは、文章で説明するよりもわかりやすい場合もありますね。最近では手順書やマニュアルをデータでやり取りする場合もあるので、スマホから図解でパッと確認したり、パソコンから動画で確認したりできるというのはメリットと言えるでしょう。
スライドで大画面に展開しやすい
手順書を資料として配布する場合もあれば、大勢の前で説明するときに使用するときもあるかと思います。そんな時、パワポであれば「スライド」としてプロジェクターなどの大画面で映すときにも見やすい手順書が作成できるでしょう。この際、先ほど紹介した「動画」「音声」も組み込めるというのも大変便利な機能となりますね。
「手順書」をパワポで作るデメリット
ここまでパワポで「手順書」を作るメリットを解説してきましたが、もちろんメリットもあれば「デメリット」もあります。このデメリットも把握しておけば「手順書」を作成するときに大変役に立つので是非覚えておきましょう。
まとまった「書類」は扱いにくい
先ほどパワポで手順書を作成するときは「動画」や「音声」を付けることができる、と述べましたが、逆を言えば「動画」や「音声」を必要としない「書類」を作成するときにはあまり向いていません。まとまった文章を読むにはパワポは快適ではありませんし、作成にも手間がかかってしまいます。「書類」として手順書を作成する場合には、マイクロソフトオフィスソフトであれば「Word」の方が向いていると言えるでしょう。
「表計算」「データ」が多いものには向いていない
また、手順書の中には「表計算」や「データ」を用いるものもあるかと思います。そういった場合は「Excel」を使用した方が便利と言えるでしょう。もちろん、パワポに表計算の結果を挿入したり、パワポ自体で表計算をする方法もありますが、大きなデータ量や複数の表計算を行う場合は「Excel」を使用した方が効率が良いと言えます。
「目的」をはっきりさせて適材適所でOfficeソフトを選択
今回の記事では「手順書を作るのにパワポは適している？」という点について紹介してみました。結論としては、パワポは視覚に訴えてサッと理解できる手順書を作成するのに向いている一方で、まとまった文章やデータなどを扱う必要がある場合にはWordやExcelなどの方が適切になります。まず、必要な手順書がどのようなものであるのかを十分に検討してから、最適なツールを選ぶことで最小の手間で最良の手順書を作れるようになるでしょう。
Officeソフトを使いこなせる人材になろう
もちろん、「手順書」以外にも、マイクロソフトオフィスソフトにはそれぞれ適材適所があります。とは言っても、「どのソフトをどの場面で使えばよいかわからない……」と思ってしまうかもしれません。そこで、noaのOfficeソフト講座を受講して、Officeソフトを使いこなせるようになる！というのはいかがでしょうか？Officeソフトの知識があれば、自分で適材適所で使用できるし、社内でも重宝される人材になれるかと思います。
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