エクセルにパスワードをかける方法は?覚えておくと大変便利!

大切な資料や顧客情報、プライベートで使っているエクセルのワークシートなど人に見せたくないものはありませんか?そんな時、エクセルではパスワードをかけることが出来ます。この方法はエクセルだけでなく、ワードでも使える方法となっているので覚えておくと大変役に立つでしょう。もし、もっと資料のセキュリティを高めたいと思うのであれば、今回のエクセルにパスワードをかける方法は是非覚えておきたい一つです。

エクセルにパスワードをかけるとどうなる?

エクセルにパスワードをかけると、他の人があなたが作成したワークシートを閲覧しようとしたときに「パスワードの入力」が必要となります。したがって、パスワードを把握していないと他の人はエクセルのワークシートを見ることが出来ません。

重要な書類のやり取りをする場合など、パスワードを設定すればセキュリティ面も強化されます。社外秘などの重要な書類をやり取りする場合はエクセルにパスワードをかける習慣を身に着けておくと良いでしょう。

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パスワードには種類がある

エクセルにかけることが出来るパスワードには2種類あります。

  • 読み取りパスワード
  • 書き込みパスワード

「読み取りパスワード」はファイルを閲覧するためのパスワードです。こちらのパスワードを設定しておけば、パスワードを知らないとファイルを開くことすら出来なくなります。

「書き込みパスワード」はファイルを編集することが可能になるパスワードです。このパスワードを知らないと、ファイルを閲覧するのみ可能となり、編集することは出来ません。

この2つのパスワードはどちらか一方だけを設定することも可能です。まずは「読み取りパスワード」を設定しておけば、ファイルを開くことすら出来ないので「見せたくない」という場合は「読み取りパスワード」の設定をしましょう。

実際にエクセルにパスワードをかける方法

では、実際にエクセルのファイルにパスワードをかけてみましょう。まずはホームタブ「ファイル」を選択します。

ホームタブ「ファイル」を選択

「名前を付けて保存」→「このPC」を選択しましょう。そのまま保存する場所を選びます。

「名前を付けて保存」→「このPC」を選択

保存する場所を選択したら、「ツール」を開きましょう。一覧から「全般オプション」を選びます。

一覧から「全般オプション」を選ぶ

すると次の画面が表示されるので、用途に合わせて「読み取りパスワード」、「書き込みパスワード」を入力しましょう。

パスワードを入力

入力して「OK」をクリックすると、再度パスワードの入力を求められます。再度入力するとファイルを保存する画面に戻るので、「保存」を押すとパスワードが登録されます。

ちなみにこちらの「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れると、パスワードの設定に関わらず、ファイルを開いた相手に「このファイルは読み取り専用で開くことをおススメしている」旨のメッセージがポップアップされます。パスワードの設定までしたくない場合にはこちらにチェックを入れてみましょう。

「読み取り専用を推奨する」にチェック

パスワードを解除するにはどうしたら?

実際に設定したパスワードが必要なくなった、もしくは変更したいなどの時の設定方法も覚えておきましょう。

パスワードを設定した時と同様、ホームタブ「ファイル」から保存する手順を踏みます。そして「全般オプション」を開くと、パスワードが入力された状態の画面が表示されます。この画面でパスワードの入力された欄を空欄にしましょう。そのまま「OK」を押せばパスワードが解除されます。

「OK」を押せばパスワードが解除

パスワードを忘れてしまった!

本来あってはならないことですが、大切なパスワードを忘れてしまった…という事もあるかと思います。そんな時、方法がないわけではありません。「解析ソフト」を使ってパスワードを解析する…という事も出来るのですが、これは非常に手間がかかります。

ソフトのダウンロードをして、使い方を調べて…という手順を踏むのは莫大な時間をロスしてしまいますね。解析ソフトの使い方に慣れている方ならばまだしも、エクセルの知識すら少ない、という方には非常に難しくなります。

そのためにも、出来る限りパスワードは忘れないようにしましょう。もし、解析ソフトの使い方にも興味がある…という方は「VBA」や「プログラミング」を学ぶと良いでしょう。当スクールでは初心者向けのコースも充実しています。

エクセルのスキルアップのために

今回の記事では「エクセルにパスワードをかける方法」について紹介しました。この方法を覚えておけば、取引先とのやり取りや、社内での書類管理にも非常に役に立ちます。手順も難しくないので、是非覚えておきましょう。

実はエクセルでは「シートごとにパスワードをかける」という事も可能です。今回の記事を最後まで読んで、自分が探していた方法はそっちの方法だった…という方も居るかもしれませんね。どうしてもネットの記事やコラムでは、自分が探していた方法をすぐに見つける、というのは難しいです。

そこで、エクセルについてスクールで1から学べば、いちいち手順をネットから探す手間も省け、自身の大幅なスキルアップにも繋がります。当スクールではスキルに合わせた講座を多数ご用意しているので、是非受講も検討してみて下さい。