【エクセル】名簿作成に使えるテクニック4選

パソコンで仕事をするうえで、必須と言っても過言ではないソフトのひとつにExcel(エクセル)があります。名簿作成や経費入力など、様々な目的で使われていますよね。入社後にエクセルでの表作成などを任された経験のある人も多いはずです。

しかし操作方法に慣れず「名簿作成をしたけど罫線だけで味気ない」「見づらさが使いづらさに直結してしまっているけど、改善方法がわからない」とお困りの方もいるのではないでしょうか。そんな方のために、このコラムでは見やすい名簿作成のためのテクニックを4つご紹介します。

【この記事でわかること】
  • 背景色を交互にして表を見やすくする方法
  • 名前などにフリガナをふり可読性をあげる方法
  • 「フィルター」で実用的な表にする方法
  • スクロールしても見出しだけは上部に表示し続ける方法

背景色を交互にする

「罫線だけの名簿を確認しているうち、どこを見ているか分からなくなってしまった」という経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんなお悩みは「テーブルとして書式設定」機能で解決できます。この機能を使えば見出しを目立たせたり、一行(一列)ごとにセルの色を変えたりすることができます。縦長や横長の表を閲覧するときでも、目的のデータでも見失うことが減りますね。

早速実装してみましょう。

【次の順でクリック】
  • 対象となる範囲をドラッグで選択
  • 「ホーム」タブ内の「テーブルとして書式設定」をクリック
  • 表示されたリストから、お好みの色や形式を選ぶ

この3つの操作だけで、表が見やすく変わります。お手軽かつ簡単なテクニックですので、ぜひ試してみてください。
ちなみに、見出し行についた▼マークは「フィルター」という機能です。「フィルターをかける」の項で詳しく解説します。

フリガナをふる

お客様や同僚の名前をどうお読みするのか迷ったことはありませんか?羽生(はぶ/はにゅう)様や古谷(ふるや/ふるたに)様のように、複数の読み方がある場合はなおさらですよね。そんなときに便利なのがフリガナの機能です。こちらはなんと、ボタン一つで実装できます。

【次の順でクリック】
  • 対象となる範囲をドラッグで選択
  • 「ホーム」タブ内の「ふりがなの表示/非表示」ボタン(亜アと書かれたマーク)をクリック

たったこれだけです。
ただしこの機能は、入力時のキーボードに打ち込まれた情報を参照するため必ずしも正確なものではありません。客前に出す場合は確認を怠らないようにしましょう。

フリガナを編集する

もし訂正したいフリガナを見つけた場合は、次のように操作しましょう。

【次の順でクリック】
  • フリガナを直したいセルを選択
  • 「Ctrl+Alt+↑キー」を押す
  • 正しいふりがなを入力

以上の操作で、フリガナの編集が可能です。

フィルターをかける

次はフィルター機能を紹介します。フィルターは見出しをクリックすることで特定の条件に合うデータを抽出したり、合致する情報を検索できたりする優れた機能です。必要な操作は次のとおりです。

【次の順でクリック】
  • 対象となる範囲をドラッグで選択
  • 「データ」タブ内の「フィルター」をクリック

※「背景色を交互にする」の項で紹介した「テーブルとして書式設定」をした場合、この操作は不要です。

こうすることで、見出しに▼マークがつきます。次の項で機能を解説します。

あいうえお順にできる(並び替え)

見出しの▼マークをクリックするといくつかの選択肢が表示されます。その中から「昇順(降順)で並べ変え」を押すとデータの並び替えができます。あいうえお順や、会員番号、申込日時、売上などの順番を確認したい時に役立つ機能です。

条件抽出(検索)ができる

続いて、機能の名前にもなっている「フィルター」を紹介します。例えば役職が取締役である人だけを探す、契約ステータスが「解約」の人だけを外す、などのようにデータのカテゴリを抽出し表示/非表示を切り替える機能です。表示したくないカテゴリから✓マークを外すだけで、そのデータは見えなくなります。
これはデータが消えたわけではなく単に見えなくなっただけですので、✓を入れ直せば再びリストに反映されます。

特定の列や行の表示を固定する

最後に、見出しを固定する方法を解説します。「縦長(横長)の表だと見出しまで一緒にスクロールされてしまって見づらい」という悩みを解決する機能です。

【次の順でクリック】
  • 固定表示したいセルの1つ内側のセルを選択
  • 「表示」タブ「ウィンドウ」内の「ウィンドウ枠の固定」をクリック
  • ウィンドウ枠の固定」をクリック

これで縦横どちらにスクロールしても、固定部分だけは常に表示されるようになりました!

まとめ

今回は名簿作成に活用できるテクニックを4つ紹介しました。名簿作成以外にも応用の効く機能ですので、ぜひ時短や生産性アップ役立ててみてください。

エクセルを使いこなすために

今回ご紹介した4つの機能はまだまだ奥が深く、紹介した以外にも様々な使い方があります。「エクセルを使いこなすデキる人」を目指す方は、スクールで網羅的に学習してみてはいかがでしょうか?

Excel 基礎