【こんな時どうする?】正しい 名刺 交換の方法

戦国時代のはじめまで、武士は戦の前に敵や味方に向かい合い「やあやあ、我こそは~」と、名乗りをあげて自己紹介をしていたそうです。いかにも律儀で礼儀正しい日本人ならではと感じますが、現代でもその要素は少なからずあります。ビジネスシーンで、はじめて会った人に対して行う名刺交換もお互いの「自己紹介」の1つ。失敗をすると、刀で切られるわけではありませんが、名刺交換は、第一印象になります。正しい方法を覚えて、相手に好印象をもってもらえるようにしましょう。もうすぐ社会人なられる方、また、「今さら聞けないけど知りたい」という方も参考にしていただければと思います。

名刺 交換の仕方とマナー

「どういうタイミングで渡せばいいんだろう・・・」と一度はモヤモヤした方も多いのではないでしょうか。どの業種でもビジネスの場面でよくみられる名刺交換。次に例をあげるのは、自分が訪問先へ行った際の名刺の渡し方です。マナーやポイントも合わせてご紹介します。

マナー

【名刺 交換①】 1対1の場合

名刺を直接手渡しする場合は、角が折れていないもの、綺麗な名刺を用意しましょう。事前に胸ポケットやカバンの取り出しやすい位置に入れ、いつでも渡せるように準備をしておきます。

  1. 相手が来たらすぐに立ち上がり、まずは挨拶をします。
  2. 訪問をした側から名乗りましょう。会社名と部署名、名前を伝えます。
    例「はじめまして、〇〇〇〇株式会社の〇〇課、〇〇と申します」
  3. 名刺は片手で持ち、もう片方を添えてます。この時、相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で差し出すと、謙虚さを表わすことができます。
  4. 相手からの名刺は両手で受け取り、会釈をします。
    例「頂戴いたします。よろしくお願いいたします」
  5. 名刺はすぐにしまわないようにします。1枚の場合は、名刺入れの上に置いて、そのまま会議や打ち合わせに入りましょう。

【ポイント】交換するタイミングが相手と重なり、同時に名刺を向けている場合は、お互いが片手で名刺を差し出し、もう片方の手で受け取ります。受け取った名刺は、胸の高さより下で持ったり、名刺入れの下に置かないように注意します

【名刺 交換②】 複数の場合

2人以上の時はどうすればいいのでしょうか?複数人で名刺をやり取りする場合、まずは名刺を数枚取り出しておき、手間取らないように準備をしておきます。名刺交換は上の立場の人から下の立場の人へ順番に渡します。

例 私と上司、2人で訪問先へ伺った場合
  1. 上司→訪問先の部長
  2. 上司→訪問先の担当者
  3. 私→訪問先の部長
  4. 私→訪問先の担当者

もらった名刺はテーブルに並べます。※並び順は、相手の座席に対比させる形で横並びに置くと、会議や打ち合わせ中の間違いを防ぐことができます。たくさん人がいて、名刺が並びきらない場合は、上位の人の名刺を一番上に置き、他の名刺は名刺入れの上に置きます。「失礼します」と一言声をかけておくと良いと思います。

【名刺 交換③】 打ち合わせ後

打ち合わせが終わり、頂いた名刺を名刺入れにしまう時、「頂戴いたします。」と一言お伝えすると丁寧です。ビジネスシーンではこれを言わない方も多いので、他の人との違いを見せるチャンスです。

「〇〇がない!」こんな時どうする?名刺 交換での4つのトラブル対処法!

名刺がなくても希望はあります!名刺交換の際によくあるトラブルと、その対処方法をご紹介します!まずは焦らず、落ち着いて対応することが肝心。ぜひ参考にしてみてください。

トラブル

【トラブル①】名刺がない!

うっかり補充を忘れて、名刺交換の場で気がつくことはよくあることです。その場合、相手に「名刺がありません」や「名刺を忘れました」と伝えるのではなく、慌てず「申し訳ございません、ただいま名刺を切らしておりまして」と伝えましょう。後日、お詫びの手紙を添えて郵送で送ります

【トラブル②】自分だけが名刺を持っていない!

仕事の業種によっては名刺が必要ない、また入社したばかりで名刺が用意されていないなど、名刺をもらっていない方もみえるのではないでしょうか?その場合、「自分だけが持っていない・・・」と肩を落とす必要はありません。この場合は正直に相手に伝えても大丈夫です。

例.「大変申し訳ございません。名刺を持っておりませんので、ご挨拶のみで失礼します」
例.「入社したばかりで名刺がまだ無く、申し訳ございません」

後でメールを送り、お礼と一緒に連絡先をお伝えすると良いと思います。今後も、名刺が必要な場合は上司に相談しましょう。

【ポイント】名刺がない場合のマナーですが、相手の方がいる前では、聞いた住所や電話番号などの情報を受け取った名刺の裏に書かないようにしましょう。

【トラブル③】名刺入れがない!

「財布に入れたままでない」、「そもそも渡す機会が少ないから持っていない」という場合もありますよね。対処法として下記をご紹介します

  • 同僚など、持っている人に相談をして借りる
  • 100円均一に行き、準備をする
  • 手帳を名刺入れがわりに使う
  • 無理をせず、「そのままのお渡しで申し訳ありません」と伝える。

財布からお渡しや、素のままで渡すのはなるべく控えましょう。

【トラブル④】名刺を渡すタイミングがわからない!

本来は、はじめに会った時に挨拶と同時に名刺交換を行いますが、そのまま話の本題に入ってしまったり、慌ただしい場面でタイミングを逃してしまったりなど、よくあることだと思います。その場合は、会議や打ち合わせが解散する直前に一声かけても良いと思います。

例「順番が逆になり恐縮ですが、お名刺を頂戴してもよろしいでしょうか」

名刺はあくまで個人情報なので、気配りや配慮は必要です。無理のないように声をかけましょう。

困った時にあなたの役に立つ!名刺の整理術

名刺は、専用の名刺フォルダー入れて振り返れるように管理するのがおすすめです。受け取った名刺の数分、人に会ったということ。自分だけではなく、会社の情報としても価値があるものです。しっかり整頓して保管をしておきましょう。

名刺入れ

古い名刺も捨てずにとっておく

以前から付き合いのあった人が転職や昇進をした時に新しく名刺をもらった場合にも、古い名刺は残しておいた方が良いと思います。後で調べて役に立つことも多くあります。古い名刺の上に新しくもらったものを入れて保存しておくのがおすすめです。

日付や相手の印象を書いておく

ビジネスシーンで多く名刺をやり取りしますが、会える機会が少ないと、なかなか相手の顔を覚えておくことは難しいものです。名刺をもらい、オフィスに戻った後、名刺の裏に書いて、情報を残しておくのがおすすめです。書いておく内容としては、

  • 会議や打ち合わせをした日付
  • 相手の印象や特徴など
  • 話した内容を簡潔に書いておく

消せるように鉛筆やシャープペンシルで書きます。既に会ったことがある人にまた名刺をもらってしまわないように防止する意味でも役立ちます。

ウィズコロナの名刺交換

新型コロナウイルス流行に伴い、直接会って話をする機会が減少しました。そのかわりに、オンラインを使う機会は増え、同時に名刺交換の方法も変わってきています。今後、役立つツールの一部をご紹介します。

ビジネス文房具

これから活躍すること間違いなし!?オンライン名刺

「オンライン名刺ってなに?」という方も多いのではないでしょうか。web名刺とも言われていますが、紙を使わず、デジタル化された名刺のことです。オンラインで会議や打ち合わせをするようになり、名刺交換も直接会って交換ができなくなりました。オンライン名刺はその代わりになり、インターネットを使った幅広い活用ができることが特徴です。便利なツールを3つご紹介します。

  • Eight(エイト) 

個人向けのビジネスにピッタリ。スマートフォンで名刺を撮影し必要事項を入力するだけで名刺が完成します。エイト同士でつながれば転職や昇進など最新の情報が通知で届くようになります。

  • Sansan(サンサン)

法人向けのビジネスにピッタリ。スキャナーやスマートフォンで読み込むことでデータベースができ、社内で大活躍します。すぐに検索ができるうえ、ペーパーレスになるので大量の名刺に悩んでいる企業におすすめです。

  • my Bride(マイブリッジ)

Lineが提供する名刺管理アプリ。名刺を撮影し、トークで共有できます。仕事でLineアカウントを使ったやり取りをしている方におすすめです。

オンライン名刺の一番大きな利点は、URLやQRを相手へ送るだけで名刺交換ができること。そのため、離れた相手との名刺交換ができ、便利です。ZOOMなどオンラインで名刺交換をしたい場合は、こういったツールを活用し、背景にQRを貼り付ければ直接会わなくてもやり取りができます。

オンライン名刺交換はマナーいらず?

「対面しないなら、名刺交換のマナーは必要ない?」確かに、対面をして渡す際のさまざまなマナーは必要ありません。とはいえ、オンライン名刺にも別の問題やマナーが必要になっています。

  • 直接会えないので相手の印象を掴みにくい
  • 相手のITリテラシーを考慮する必要がある
  • 個人情報になるので徹底したセキュリティ対策が必要

インターネットを利用しSNSなどの活用ができて便利ですが、とくにお互いの個人情報の管理は今後の大きな課題になるのではないかと感じています。画期的なオンライン名刺ですが、相手へのマナーと正しく使いこなすことは必要です。

<結論>ビジネスマナーを心掛け、正しい名刺交換を

直接会っても会えなくても。名刺交換をすること自体がビジネスマナーとして欠かせないものです。良いビジネスをするためにはまず、自分を知ってもらうことから。まずは名刺交換をして自己紹介をしてみませんか?名刺がきっかけで、お互いの緊張がほぐれたり、会話のきっかけになることがあります。ビジネスマナーを心掛けて、より良い関係を築いてください。

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