【取引先へ挨拶】失敗しないアポメールの送り方
アポは、アポイントの略です。会合や会議の“予約”、“約束”という意味になりますが、ビジネスで取引先へ訪問をする場合、マナーとして、事前の電話やメールを取ることが必要です。「まずは電話を掛けて・・・」という方も当然多いと思いますが、先方が約束を忘れてしまったり、聞き間違いが起きてしまったという経験がある方も少なからずいらっしゃるのではないでしょうか。例えば､「明日の14時にお伺いします」と口頭で伝え、当日に伺ったところ、「あれ？約束は4時だよね？」という事態になることも。忙しい相手こそ起こりがちな事例ですが、2時間の違いは一度出直さなければいけないほどの大きな時間差。電話でのアポは、先方への伝え方も大切ですが、認識のズレを埋めるためにも、アポを取りたい旨はメールで送ることをおすすめします。ビジネスなので、友達と約束をするように気軽に送るわけにはいかないので、戸惑う方もいると思いますが、基本を知っていれば時間を掛けることなくメールを送ることができます。同じ悩みのある方へ、失敗しないメールの送り方をご紹介します！
目次
メールでの挨拶も、マナーは大切！アポメール3つのコツ！
打ち合わせや会議のために、まずは先方に都合の良い日時を聞き、予定を合わせること。でも取引先の担当者へ、「予定を空けて！」と伝えるのはなかなか言いにくいもの。では、どのように伝えれば円滑にアポを取れるのでしょうか？例文を交えてご紹介します。
【アポメールのコツ①】目に留まりやすい件名
アポをメールで取る場合、最も重要なのがこの「件名」です。人により様々ですが、１日に何件もメールを受信されている方には見逃されやすいです。そのため、アポメールは件名だけで要件が伝わる内容にしましょう。
【例文１】 打ち合わせ日程のご相談
【例文２】 〇〇の件、日程についてのご相談
【例文３】 ご挨拶についてのお願い
はじめて挨拶をする場合は【】など記号を使って強調し、すぐにみてもらえるようアピールしましょう！怪しまれないように、「会社名」や「名前」を入れると、より分かりやすく、はやく確認してもらえるのでおすすめです。
【アポメールのコツ②】要点を的確にした本文
自分が何について訪問したいのか、メールの本文で詳細を伝えます。先方も準備が必要のため、事前に目的を伝えておくと丁寧です。自分以外の担当者や上司が同行する場合はその旨も忘れずに。要点を的確にお伝えするために、5W1Hに当てはめて考えると良いです。
| 5W1H | 内容 |
|---|---|
| When (いつ) | アポ日時について（予定の候補を記載） |
| Where (どこで) | 打ち合わせ・会議の場所 |
| Who (誰と) | 自分の他に同行する場合は記載 |
| What (なにを) | 議題を簡潔に説明（なにを・どうしたい） |
| Why (なぜ) | 目的や背景を説明（より詳しく） |
| How (どのように) | どんなアクションが欲しいか（返信のお願いなど） |
次に、取引先への挨拶、基本的なメールの例文をご紹介します。こちらは新製品の案内のために訪問に伺いたいことを伝えます。
【例文１ はじめてメールを送る場合】
【例文２ 面識のある相手へ送る場合】
※先方の都合がとりやすいように、日時の候補を３個ほど、空けておくとアポがとりやすく、おすすめです。時間についても固定せず、いくつか聞いておくと良いです。
【アポメールのコツ③】取引先にとってのメリットを
先方がビジネスを目的とした挨拶に時間を割いてくれる理由は、少なからず好感や提案するものに興味を持ってくれているということです。まずはアポメールで、いかに取引先にとってのメリットになるかをアピールしてきっかけを作りましょう。例えば、「貴社に合った商品をご提案します」、「新商品を貴社に一番に紹介します」など、心をくすぐる言葉を考えて送るのがコツです。
担当者変更の挨拶！好印象なアポメール
担当変更に伴う引継ぎの場合、慌ただしく時間が過ぎていくので、取引先への挨拶がどうしても遅れてしまいがち。メールでの挨拶も大切ですが、これから取引先との長い付き合いを続けていくために、お互いの顔を見て挨拶をすることは大事です。会社のイメージをUPするアポメールをご紹介します。
【退職の挨拶】アポ メール
お世話になった取引先への挨拶は、取引先へ迷惑をかけないように、早めの連絡が必要です。引継ぎの最中、今後について問題が起こった場合に解決する時間を考えると、約２～３週間前には伝えたほうが良いです。退職の挨拶についてのアポメールの例文をご紹介します。訪問する場合は、できれば後任の担当者と一緒に伺いましょう。
【新しい取引先への挨拶】アポ メール
こちらは後任の担当者がアポを取る場合のメールです。はじめて取引先へ伺う際は必ずアポをとり、挨拶をしましょう。当日は、名刺交換をするため、数枚名刺を用意しておく必要があります。
お礼＆日程決定の連絡！アポメールの返信
取引先が日時を指定し、返信をしてくれたら、お礼と日程決定の連絡をしましょう。メールで送る場合の例文をご紹介します。こちらから決定の連絡をしないと先方も都合がつけられないので、マナーとして出来るだけ早く、どんなに遅くても24時間以内には返信をしましょう。
【例文１】
※全くの別件でない限り、返信の際は件名を変更する必要はありません。
＜結論＞挨拶のアポメールは相手に配慮した内容で好感度UP！
メールは、社会人にとって大切なビジネス手段のひとつ。どんどん取引先へアポメールを送って約束を取付け、商談を進めていきたいところですが、最近は新型コロナウイルスの影響もあり、直接の訪問を断られている企業や、そもそも在宅ワークをされている企業もあります。そのため、こちらの都合を押し付けるのではなく、取引先への配慮が必要です。もし、取引先がオンラインツールを使用した会議やミーティングが可能でしたら積極的に行うことをおすすめします。挨拶のアポメールはビジネスチャンスに繋がっています。これからメールを送るという方、成功をお祈りします！
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