【取引先へ挨拶】失敗しないアポメールの送り方

アポは、アポイントの略です。会合や会議の“予約”、“約束”という意味になりますが、ビジネスで取引先へ訪問をする場合、マナーとして、事前の電話やメールを取ることが必要です。「まずは電話を掛けて・・・」という方も当然多いと思いますが、先方が約束を忘れてしまったり、聞き間違いが起きてしまったという経験がある方も少なからずいらっしゃるのではないでしょうか。例えば、「明日の14時にお伺いします」と口頭で伝え、当日に伺ったところ、「あれ?約束は4時だよね?」という事態になることも。忙しい相手こそ起こりがちな事例ですが、2時間の違いは一度出直さなければいけないほどの大きな時間差。電話でのアポは、先方への伝え方も大切ですが、認識のズレを埋めるためにも、アポを取りたい旨はメールで送ることをおすすめします。ビジネスなので、友達と約束をするように気軽に送るわけにはいかないので、戸惑う方もいると思いますが、基本を知っていれば時間を掛けることなくメールを送ることができます。同じ悩みのある方へ、失敗しないメールの送り方をご紹介します!

メールでの挨拶も、マナーは大切!アポメール3つのコツ!

打ち合わせや会議のために、まずは先方に都合の良い日時を聞き、予定を合わせること。でも取引先の担当者へ、「予定を空けて!」と伝えるのはなかなか言いにくいもの。では、どのように伝えれば円滑にアポを取れるのでしょうか?例文を交えてご紹介します。

【アポメールのコツ①】目に留まりやすい件名

アポをメールで取る場合、最も重要なのがこの「件名」です。人により様々ですが、1日に何件もメールを受信されている方には見逃されやすいです。そのため、アポメールは件名だけで要件が伝わる内容にしましょう。

【例文1】 打ち合わせ日程のご相談

【例文2】 〇〇の件、日程についてのご相談

【例文3】 ご挨拶についてのお願い

はじめて挨拶をする場合は【】など記号を使って強調し、すぐにみてもらえるようアピールしましょう!怪しまれないように、「会社名」や「名前」を入れると、より分かりやすく、はやく確認してもらえるのでおすすめです。

 〇〇〇会社 〇〇より【貴社訪問のご相談】

【アポメールのコツ②】要点を的確にした本文

カレンダーの写真

自分が何について訪問したいのか、メールの本文で詳細を伝えます。先方も準備が必要のため、事前に目的を伝えておくと丁寧です。自分以外の担当者や上司が同行する場合はその旨も忘れずに。要点を的確にお伝えするために、5W1Hに当てはめて考えると良いです。

5W1H  内容
When (いつ) アポ日時について(予定の候補を記載)
Where  (どこで)   打ち合わせ・会議の場所
Who  (誰と)  自分の他に同行する場合は記載
What (なにを) 議題を簡潔に説明(なにを・どうしたい)
Why (なぜ) 目的や背景を説明(より詳しく)
How (どのように) どんなアクションが欲しいか(返信のお願いなど)

次に、取引先への挨拶、基本的なメールの例文をご紹介します。こちらは新製品の案内のために訪問に伺いたいことを伝えます。

【例文1 はじめてメールを送る場合】

〇〇〇〇株式会社

〇〇課 〇〇様

突然のメールにて失礼します。
私は、〇〇〇〇〇を製造をしております、株式会社〇〇 ××と申します。

最近、新型ウイルス流行に伴い、製品のニーズも大きく変わってきております。
弊社製品をご愛用いただいている多くの利用者様からアンケートをいただいた結果、
「〇〇製品が欲しい」、「〇〇をもう少し改良して欲しい」と要望をいただきました。

そこでこの度、オフィスや自宅で安全に快適に使える新製品を開発いたしました。
もし貴社でも同様の課題がございましたら、ご案内にお伺いできればと思います。

直近ですと、下記の日程でご案内可能ですが、いかがでしょうか。

【日程の候補】

・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~
・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~
・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~

お時間は約30分~1時間をいただければ幸いです。
時間の短縮や別日にも調整可能ですので、お気軽にお申し付けいただけばと思います。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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株式会社〇〇 ×× ×××

〒000-0000  〇〇県〇〇市〇〇〇町0-0-0

TEL. 0000-00-0000   FAX. 0000-00-0000

E-mail. aaa@aaaa.aa.a   HP.  https://bbbbbbb.bb

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【例文2 面識のある相手へ送る場合】

〇〇〇〇株式会社〇〇課 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 ××です。

この度は、新製品のお問い合わせをいただきありがとうございました。

今回お問い合わせをいただいた背景をお聞きし、貴社に寄り添った商品のご提案を
させていただければと思い、メールをさせていただきました。

もし、よしよろしければ、直接お伺いしてのご案内や、Zoomなどのオンラインツールを
使ったお打ち合わせも考えております。近日ですと、下記の日程でご案内可能ですが、
ご予定はいかがでしょうか。

【日程の候補】

・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~
・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~
・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~

お時間は約30分~1時間をいただければ幸いです。
時間の短縮や別日にも調整可能ですので、お気軽にお申し付けいただけばと思います。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

株式会社〇〇 ×× ×××

〒000-0000  〇〇県〇〇市〇〇〇町0-0-0

TEL. 0000-00-0000   FAX. 0000-00-0000

E-mail. aaa@aaaa.aa.a   HP.  https://bbbbbbb.bb

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※先方の都合がとりやすいように、日時の候補を3個ほど、空けておくとアポがとりやすく、おすすめです。時間についても固定せず、いくつか聞いておくと良いです。

【アポメールのコツ③】取引先にとってのメリットを

先方がビジネスを目的とした挨拶に時間を割いてくれる理由は、少なからず好感や提案するものに興味を持ってくれているということです。まずはアポメールで、いかに取引先にとってのメリットになるかをアピールしてきっかけを作りましょう。例えば、「貴社に合った商品をご提案します」、「新商品を貴社に一番に紹介します」など、心をくすぐる言葉を考えて送るのがコツです。

担当者変更の挨拶!好印象なアポメール

担当変更に伴う引継ぎの場合、慌ただしく時間が過ぎていくので、取引先への挨拶がどうしても遅れてしまいがち。メールでの挨拶も大切ですが、これから取引先との長い付き合いを続けていくために、お互いの顔を見て挨拶をすることは大事です。会社のイメージをUPするアポメールをご紹介します。

【退職の挨拶】アポ メール

お世話になった取引先への挨拶は、取引先へ迷惑をかけないように、早めの連絡が必要です。引継ぎの最中、今後について問題が起こった場合に解決する時間を考えると、約2~3週間前には伝えたほうが良いです。退職の挨拶についてのアポメールの例文をご紹介します。訪問する場合は、できれば後任の担当者と一緒に伺いましょう。

〇〇〇〇株式会社
〇〇課 〇〇様
 
時下、貴社におかれましては益々のご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。

私事で大変恐縮ではございますが、この度、私××は〇月〇日をもちまして、
株式会社〇〇を退職することとなりました。

短い間ではございますが、在職中は〇〇様に大変お世話になりました。
心より感謝を申し上げます。本当にありがとうございました。

また、後任といたしまして、同じ部署の〇〇が務めさせていただきます。
お時間をいただけましたら、後任〇〇とご挨拶にお伺いできればと存じます。

お忙しいところを、恐縮ですが下記の日程ですとご都合はいかがでしょうか。

・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~
・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~
・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

貴社にご迷惑をおかけしないよう、十分に配慮いたします。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

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株式会社〇〇 ×× ×××

〒000-0000  〇〇県〇〇市〇〇〇町0-0-0

TEL. 0000-00-0000   FAX. 0000-00-0000

E-mail. aaa@aaaa.aa.a   HP.  https://bbbbbbb.bb

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【新しい取引先への挨拶】アポ メール

こちらは後任の担当者がアポを取る場合のメールです。はじめて取引先へ伺う際は必ずアポをとり、挨拶をしましょう。当日は、名刺交換をするため、数枚名刺を用意しておく必要があります。

〇〇〇〇株式会社
〇〇課 〇〇様
 
時下、貴社におかれましては益々のご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。

この度、はじめて連絡を差し上げます、株式会社〇〇 ××と申します。
前任の〇〇に変わり、貴社担当を務めさせていただきます。

貴社のお役に立てるよう、鋭意努力いたします。
ご指導ご鞭撻のほど、何卒宜しくお願いします。

早速ではございますが、近日中にご挨拶にお伺いできればと思います。
お忙しいところを、恐縮ですが下記の日程ですとご都合はいかがでしょうか。

・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~
・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~
・〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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株式会社〇〇 ×× ×××

〒000-0000  〇〇県〇〇市〇〇〇町0-0-0

TEL. 0000-00-0000   FAX. 0000-00-0000

E-mail. aaa@aaaa.aa.a   HP.  https://bbbbbbb.bb

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お礼&日程決定の連絡!アポメールの返信

取引先が日時を指定し、返信をしてくれたら、お礼と日程決定の連絡をしましょう。メールで送る場合の例文をご紹介します。こちらから決定の連絡をしないと先方も都合がつけられないので、マナーとして出来るだけ早く、どんなに遅くても24時間以内には返信をしましょう。

【例文1】

件名:Re:Re:打ち合わせ日程のご相談

〇〇〇〇株式会社
〇〇課 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 ××です。

お時間をいただけるとのこと、誠にありがとうございます。
それでは、下記の通り訪問したく存じます。

日時:〇月〇日(〇)〇〇:〇〇~

場所:貴社へ訪問させていただきます
目的:コラボ商品についてのご相談
訪問者:××(上司)、〇〇、×× 計3名

お忙しいところを恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

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株式会社〇〇 ×× ×××

〒000-0000  〇〇県〇〇市〇〇〇町0-0-0

TEL. 0000-00-0000   FAX. 0000-00-0000

E-mail. aaa@aaaa.aa.a   HP.  https://bbbbbbb.bb

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※全くの別件でない限り、返信の際は件名を変更する必要はありません。

<結論>挨拶のアポメールは相手に配慮した内容で好感度UP!

スケジュール調整をしている画像
メールは、社会人にとって大切なビジネス手段のひとつ。どんどん取引先へアポメールを送って約束を取付け、商談を進めていきたいところですが、最近は新型コロナウイルスの影響もあり、直接の訪問を断られている企業や、そもそも在宅ワークをされている企業もあります。そのため、こちらの都合を押し付けるのではなく、取引先への配慮が必要です。もし、取引先がオンラインツールを使用した会議やミーティングが可能でしたら積極的に行うことをおすすめします。挨拶のアポメールはビジネスチャンスに繋がっています。これからメールを送るという方、成功をお祈りします!