事務職のスキルアップ：時短&効率のためにVBAで便利なシステムを作りました！

こんにちは、アドバイザーの武元です。今日のインタビューは、事務職としてお仕事をされているMさんです。同じ会社で長く勤めているからこそ、「仕事の質をあげること」は大切ですね。

VBAを勉強したきっかけは？

月初に毎月やる業務があって、月末で締めた売上実績をまとめて上司に提出するんです。結構な量のデータをまとめるんですが、通常業務をやりながらその作業もしなきゃいけない。
しかも期日が決まっているから、早くやらなきゃいけないんです。ほかにも営業さんが使っているデータをまとめるのに時間がかかっていたので、それも自動化したいと思っていました。

VBAでシステムを作る前は、2つのデータを、それぞれピボットでまとめて、目視とVLOOKUP関数、コピーで無理やりくっつけて。。と、手作業で１つの表に合体していたので、とても面倒でした。そのうえ、目視だとミスも起こるし、Wチェックも必要で余計に時間がかかってました。

もし自分が休みの日だったら、誰かにこの作業をしてもらうんですが、ピボットのやり方とかいちいち説明しないといけないんですよね。それも大変で。。
それで、先生に相談してたら、自分で作るしかないよね！となって、VBAで頑張って作ることにしました。

3ヶ月かかって、VBAのシステムが完成！

ー便利なシステムがやっと完成！
毎週末に、仕事持ち込みで、週１回ペースで通学。3ヶ月でいったん完成させました。
得意先ごとにデータを集計して別の一覧表にまとめることができて、とりあえずは便利になりました。

ーでも、使ってるうちに問題が。。。
いろんな営業さんが入力しているものをまとめるので、そのまま使おうと思っても人によって入れ方が違うんですよね。そのことに気づいて、半角/全角やスペースの有無などを統一するコードも追加しました。以前は目視で判断していたので、VBAで処理ができてラクになりまでした。
ほかにもシートごとに印刷用フォーマットにデータを表示、集計するものなど、いろいろ作りました。

ー使い出したら欲が出てきて改良、改良、、、終わりがない(笑)
こうやって、いざ運用、となると追加や修正がいろいろ出てくるんですよね。
試行錯誤して作ってる時は、早く終わらせたい！！って思うんですけど、いざ作り終わると達成感。もっとこういう事もできるかも！って、次のこと考えてるんです。
使い出したら欲が出ますよね　笑
その都度、授業で先生に聞いて修正できたので、すぐに対応することができました。

ー作ってみて感じたことは
自分でこういうのを作れるっていうのは、すごく便利です。これを人に作ってもらうとなると、説明するのが難しいですね。たぶん、うまく伝わらないと思います。
実際に動かしてみないとわからないこともありますが、設計の段階で考えておけばよかったと思うこともあり、ゴール設定やそこまでの過程を考えることの重要性を改めて実感しました。

いったん落ち着いたので、今はPythonを勉強してます。必須じゃないんですけど、スキルがあれば違う発想もあるかなと思って、学んでます。
私、何目指してるんだろう？って思うんですけど、スキルアップは続けていきたいので、先生、これからもよろしくおねがいします！

インストラクターから一言

谷脇

プロフィール

Mさんありがとうございました！引き続き頑張ってくださいね。しっかりサポートします！